בסוגים שונים של התנהלות אשר קשורות בקשר בין מדינות, יש צורך לבצע אימות מסמכים ציבוריים. תהליך זה נקרא apostille stamp.
אמנת האג אוקטובר 1961
באוקטובר שנת 1961 נחתמה אמנה בין לאומית בהאג שבהולנד, אשר מאפשרת קשר בין מדינות בנושא apostille stamp. כל מדינה שחברה באמנה בין לאומית זו יכולה להעביר מסמכים בשיטה זו שמקובלת על המדינות הללו. ממועד זה הצטרפו מדינות רבות לאמנה זו וכיום היא כוללת עשרות מדינות. עם זאת יש כמה מדינות בולטות שלא חתמו על האמנה, כמו לדוגמה קנדה ובוליביה.
שיטת אישור המסמכים apostille stamp
ישראלי אשר נמצא בהליך מסוים מול מדינה זרה כמו קבלת אזרחות נוספת מאחת ממדינות האיחוד האירופאי, מחויב להגיש לה מסמכים רשמיים ישראליים כמו לדוגמה תעודת לידה מקורית, תעודה המעידה על סיום הלימודים בתיכון – תעודת בגרות, תעודה המעידה על סיום הלימודים באוניברסיטה, תעודת נישואין, תעודת יושר ומסמכים נוספים על פי הצורך.
הישראלי מגיש למשרד הרלוונטי במדינה הזרה תעודת מקורית ממשרד הפנים, מהאוניברסיטה או מכל גורם ישראלי אחר, אשר כתובה בשפה האנגלית לנוחותם של המשרד במדינה זו. עם זאת קבלת מסמך זה עדיין אינה מוכיחה כי מדובר במסמך מקורי ולא מסמך מזויף.
לכן הישראלי מחויב לצרף גם apostille services על כל אחת מהתעודות הללו כדי לתת לכל מסמך ציבורי אישור על אימות מוחלט כך שמדובר במסמך חוקי וללא דופי. על מסמך רשמי זה חותם נוטריון שהוסמך לעסוק גם בתחום זה. החתימה שלו מתבצעת רק לאחר שהוא בדק את הנתונים והשתכנע כי אכן זהו מסמך אמיתי וחוקי.
חתימה של הנוטריון
על האישור יחתום הנוטריון את שמו, את תיאור התפקיד שלו ואת העובדה שהוא מאשר תעודת מקורית/ רשמית זו, שהונפקה על ידי רשות מוסמכת בישראל ובסמכותו של נוטריון זה לאשר מסמכים מסוג זה.
הגשה של מסמכם עסקיים
גם עסקים ישראליים רבים שיש להם פעילות ענפה עם מדינות זרות, נזקקים לא אחת לתעודות עם חותמת זו וזאת לצורך הגשה מסמכים למכרזים, הצגה של מסמכים אוניברסיטאיים, פסק דין שרלוונטי להתנהלות בין הצדדים, תעודת יושר ומסמכים נוספים ספציפיים על פי הצורך.
מעבר לנוטריונים שהוסמכו לכך, אפשר לקבל חותמת זו גם באמצעות בית המשפט, או לחלופין על ידי גורמים מוסמכים בנציגויות של משרד החוץ.
מדובר בהליך שהוא מעט מסורבל ואורך זמן, אך זו הדרך להוכחת אמיתות הדברים.
